『仕事を高速化する「時間割」の作り方』~時間の最大化~
はじめに
この記事では『仕事を高速化する「時間割」の作り方』に基づいて
大人の時間割の作り方、実行方法を紹介しています。
大人はなぜ時間を守れないのか？
それは何をいつやるかが決まっていないからでは
→つまり時間割が決まっていないからではないか？
というのが本書の出発点です。
時間割をつくるとは
→Googleカレンダーにすべての予定を入力して、それを実行する
これだけです。
簡単なことのように思えますが、ほとんどの人が出来ません。
タスクに想定外の時間がかかったり、
急に予定が入ったりするのが当たり前だからです。
そんな方のために、段階別に解決策を示しています。
予定がわからないという方
→記録することからはじめましょう
「自分が一日で何をしているのかわからない。」
こう書くととんでもないように聞こえますが、そんなことはありません。
人間は慣れたことは無意識に行動していることが多いため、覚えていなくて当たり前です。
このような方はまず、自分の行動の記録を取りましょう。
こちらもGoogleカレンダーで結構です。
やり方は、30分以上の行動をとったらGoogleカレンダーに書き込むだけです。
これで自分が何をしているのかを明らかにしましょう。
なぜ30分以上なのか？
30分以下のタスクは記録するくらいなら、その場で済ませたほうが速いからです。
歯を磨く、挨拶するという行動をタスクに含むと、時間割をつくるための時間が増えすぎてしまいます。管理すべきなのはまとまった時間が必要なタスクです。
どれくらい時間がかかるのかわからない方
→タスクを分解してみましょう
一日のタスクが洗い出せたでしょうか？
では、かかる時間がわからないという場合はそのタスクを分解してみましょう。
例えば、ジムへ行くという行動を分解すると
ジムへ行く(移動)・・・10分
着替える・・・4分
筋トレ・・・30分
ランニング・・・30分
着替える・・・8分
帰宅・・・10分
計・・・約1時間半
上記のような感じです。筋トレの時間が正確でないと感じるのなら
デッドリフト10×3回→10分、ベンチプレス10×3回→10分のようにさらに細かく分解してみましょう。おおよその時間がわかれば十分です。
また、気を付けていただきたいことが一点あります。
それは時間を少し長めに見積もるということです。
目安としては1.2~1.5倍ほどです。
先ほどの例では1時間半だったので、2時間くらいですね。
なぜかというと、割り込みのタスクが入ったときのためです。
資料作成で自分が完成したと思っても上司に「○○の情報も追加しといて」と言われただけで、あなたの予定がガラガラと音を立てて崩れてします。
それを避けるために、時間に余裕を持たせて、予定を立てましょう。
余裕を持った人間は魅力的です。
入力はできた、実行が出来ないという方
→衝動での反応をゼロにしましょう
ここまで来たら時間割が完成して、いざ実行です。
しかし、ラクなこと、楽しいことに逃げてしまうのが人間です。
そんな方は衝動での反応をゼロにしましょう。
衝動での反応をゼロにするということは、
予定外のタスクが入ってこない環境をつくるという事です。
スマートフォンを例にとって考えてみましょう。
電源をオフにするというのはもちろんです。
しかし電源がオフにされていても、目の前にあれば、また触ってしまいませんか？
そんな時は、取り出すのにひと手間かかる場所にスマホを置きましょう。
かばんの奥底や、鍵付きの引き出しなどです。
そうすれば、一つ一つの障害ごとに「やっぱりスマホは触らないでおこう」という気持ちが芽生えて、誘惑に打ち勝てる可能性が高まります。
まとめ
ここまでの話をまとめます。
- 時間割をつくって、淡々と実行するのが時間の有効活用になる。
- タスクが思い浮かばない→自分の行動を記録する
- タスクにかかる時間がわからない→タスクを分解して計算する
- 時間割を実行に移せない→障害となるあらゆるものを遠ざける
以上です。
あと、無理は禁物です。時間割を一日ぎちぎちに詰めたり、かかる時間をぎりぎりで見積もったりして達成できなければ意味がありません。
この本の著者も一日の３０％は開けておくべきという事を述べています。
「千里の道も、一歩から」
大切なのはできる範囲で実行し、続けること。
慣れてきたら、少しずつ洗練させていきましょう。
